Dostarczone przez Flynth
Pewność rzetelnego administrowania listą płac
Po zatrudnieniu pracowników, musisz prowadzić ewidencję płac. Popełnianie błędów może być kosztowne dla Ciebie jako właściciela firmy. Aby to wyeliminować, Flynth oferuje spersonalizowany pakiet usług w zakresie administracji płacami. Administrator ds. płac, Nico Lobbert z Flynth, oferuje coś do przemyślenia.
Administracja płac stanowi podstawę wypłat dla pracowników oraz składek podatkowych i emerytalnych. Jako pracodawca masz wiele obowiązków wynikających z prawa i rolniczych układów zbiorowych pracy (takich jak te dotyczące upraw polowych, hodowli zwierząt i ogrodnictwa szklarniowego). „Jeśli samodzielnie zajmujesz się administracją płac, musisz znać wszystkie przepisy i regulacje. Dotyczy to na przykład zmian w ustawowej płacy minimalnej i układzie zbiorowym pracy” – mówi Nico. „Z doświadczenia wiem, że dla wielu rolników administracja to nie hobby; to po prostu część pracy. Ale jeśli skupisz się na tym, w czym jesteś dobry, możesz zlecić specjalistom inne zadania, czy to konserwację maszyn, czy administrację płac”.
Kosztowne błędy
Błędy w rozliczeniach płacowych mogą być kosztowne. Kary pieniężne w wysokości od 4.000 do 10 000 euro za każde naruszenie mogą być wysokie. „To może naprawdę sporo kosztować” – ostrzega Nico. Weźmy na przykład pod uwagę dotacje, o które można się ubiegać na pokrycie wynagrodzeń pracowników oddalonych od rynku pracy. „Łatwo popełnić błąd administracyjny, a to często oznacza brak dotacji. Inny przykład: pracownicy w szczytowym okresie zatrudnienia, za których nie trzeba płacić składek emerytalnych. Jeśli nie zarejestrujesz ich w funduszu emerytalnym na czas, nadal musisz płacić składki”.
Błędy w naliczaniu wynagrodzeń mogą mieć również daleko idące konsekwencje dla pracowników. „Jeśli pracownikowi nie zostanie przypisane prawidłowe wynagrodzenie lub godziny pracy, wpłynie to na jego uprawnienia do świadczeń i naliczanie składek emerytalnych. Instytucja wypłacająca świadczenia emerytalne może wstecznie dochodzić od Ciebie jako pracodawcy wszelkich niedopłaconych składek” – wyjaśnia Nico.
Pracownicy wynajmują mieszkania (firmowe)
Kolejny błąd, z którym Nico regularnie się spotyka, dotyczy pracowników wynajmujących mieszkania (firmowe) od pracodawcy. „Zgodnie z prawem musisz płacić co najmniej płacę minimalną. Jeśli potrącasz czynsz z pensji, zazwyczaj nie spełniasz tego wymogu. Wydaje się uciążliwe, aby najpierw przelać całą pensję, a dopiero potem pobierać czynsz, ale w ten sposób przestrzegasz prawa”.
Praca za granicą
Należy również zwrócić szczególną uwagę na działania związane z zagranicą. Dotyczy to zarówno pracy z obcokrajowcami w Holandii, jak i Holendrów pracujących dla Ciebie za granicą. Na przykład, jeśli Twoi pracownicy pracują w stajni wynajmowanej za granicą. „W pewnych okolicznościach obowiązek podatkowy przenosi się na sąsiedni kraj” – wyjaśnia Nico. „Nasi administratorzy ds. płac monitorują te kwestie za Ciebie. A dla pracowników z zagranicy możemy tworzyć standardowe paski wypłat w języku niemieckim lub angielskim. Jest to zawarte w naszym pakiecie”.
Przedłużenie umowy
„Wielu przedsiębiorców nie wie, jak przedłużyć umowy tymczasowe dla pracowników dyżurnych” – Nico wie z doświadczenia. Gdy pracownik jest zatrudniony od dwunastu miesięcy i składasz nową ofertę, musi ona odnosić się do średniej liczby godzin przepracowanych przez niego w poprzednim roku. Jeśli wspólnie zawieracie inną umowę, musi ona zostać sporządzona na piśmie. W praktyce często widzimy, że taka oferta nigdy nie jest składana. A jeśli pracownik zmniejszy liczbę godzin bez pisemnego potwierdzenia, nadal może ubiegać się o wypłatę wynagrodzenia z mocą wsteczną. „Jako pracodawca, nigdy się nie zastanawiaj: wszystko będzie dobrze. Musisz mieć pewność, że wszystko jest dobrze zorganizowane” – radzi Nico.
Zadowoleni pracownicy
Na dzisiejszym rynku pracy zadowolenie pracowników jest równie ważne, jak przestrzeganie przepisów. „Dobra administracja płacowa przyczynia się do tego. Jeśli sprawy związane z płacami nie są odpowiednio prowadzone, obserwujemy więcej odejść pracowników. Jeśli temu zapobiegniesz, poświęcisz mniej czasu i pieniędzy na poszukiwanie i szkolenie nowych pracowników”.
Wiedząc, że warto
Każdy, kto zleca Flynthowi administrację płacową, może być pewien, że jest ona dobrze zarządzana. „To nasza specjalność. Nasz zespół administratorów płac składa się z kilku specjalistów. Na przykład, niektórzy z naszych pracowników aktywnie działają w sektorze hodowli zwierząt, ogrodnictwa szklarniowego lub upraw polowych. Są oni w pełni zaznajomieni z przepisami obowiązującymi w tych sektorach. Korzystamy z wygodnego narzędzia, w którym nowi pracownicy mogą samodzielnie wprowadzać wszystkie swoje dane, więc nie musisz się o nic martwić. Możesz nawet wygenerować umowę o pracę dla każdego pracownika, którą można również podpisać cyfrowo. Wszystko jest przechowywane w naszym systemie, dzięki czemu od razu spełniasz wymóg siedmioletniego okresu przechowywania danych”.
Kompletny pakiet dla personelu
W Flynth znajdziesz rozwiązania wszystkich swoich problemów kadrowych. Pomyśl o doradztwie dotyczącym rekrutacji, awansu i odejść pracowników, a także o usługach z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz poradach prawnych. „Te usługi doradcze nie są wliczone w pakiety płacowe, dlatego dbamy o to, aby nasze stawki były jak najbardziej konkurencyjne. Płacisz tylko za to, z czego korzystasz. Co więcej, przedstawiamy kosztorys każdej usługi doradczej, dzięki czemu nigdy nie otrzymasz nieoczekiwanej faktury” – wyjaśnia Nico. Oznacza to również, że nie musisz szukać nowego dostawcy dla każdej usługi. „Wystarczy skontaktować się z osobą kontaktową ds. płac, a ona połączy Cię z dodatkowymi doradcami”.
Złota wskazówka
Złota rada Nico brzmi: „Rób to, w czym jesteś dobry, sam, a resztę zleć na zewnątrz. Wybierz dostawcę, który spełni Twoje oczekiwania. Tanie rozwiązanie w krótkiej perspektywie może ostatecznie okazać się drogie, jeśli narazisz się na kary lub obciążenia zwrotne”. Administracja płacami to znacznie więcej niż tylko klikanie przycisku co miesiąc po wprowadzeniu godzin. „W Flynth co miesiąc sprawdzamy, czy przestrzegasz wszystkich przepisów i regulacji” – mówi Nico. „Jako przedsiębiorca nie możesz robić wszystkiego sam. I szkoda byłoby przegapić możliwości rozwoju lub inwestycji, ponieważ obsługa płac zajmuje zbyt dużo czasu. Flynth zajmuje się administracją płac, dzięki czemu Ty możesz skupić się na swojej firmie”.
Chcesz dowiedzieć się więcej o naszych usługach kadrowo-płacowych? Odwiedź: Bezproblemowa administracja płacowa z Flynth
